IM strävar efter att arbeta på ett transparent och ansvarsfullt sätt för att uppnå hög kvalitet i allt vi gör. Vi är därför öppna för åsikter, klagomål och visselblåsning. Alla dessa aktiviteter benämnes i texten nedan som klagomål.

Partnerorganisationer, medlemmar, volontärer, styrelsemedlemmar, rådgivare, rättighetsbärare och andra aktörer som berörs av IM och IMs verksamheter är alla välkomna att framföra klagomål till oss ifall vi inte lever upp till de åtaganden som står skrivna i IMs olika styrdokument.

Klagomål som rör uteblivna eller försenade produkter, hantering av dina personuppgifter eller ditt medlemskap, hanteras av vår givarservice på info@imsweden.org.

Ett klagomål kan till exempel handla om agerandet från en IM-anställd eller partnerorganisation, en överträdelse av en av IMs policys eller olika incidenter relaterade till olyckor, säkerhet eller arbetsmiljö.

IM uppmuntrar dock dig att hantera icke-känsliga problem informellt. Klagomålet ska först och främst tas upp med ansvarig anställd som jobbar närmast aktiviteten som klagomålet gäller.

IM strävar efter att garantera att den person som lämnar ett klagomål inte kommer att möta vedergällning från IM, förutsatt att klagomålen väckts i god tro.

Hur lämnar jag ett klagomål?

Det finns två sätt att lämna klagomål på till IM. Det första alternativet bör alltid vara att kontakta ansvarig anställd som jobbar närmast aktiviteten som klagomålet gäller. Du kan också maila till IM-adressen complaints@imsweden.org eller till oberoende revisor Tobias Lundvall tobias.lundvall@yahoo.se.

Återigen, om ditt klagomål rör uteblivna eller försenade produkter, hantering av dina personuppgifter eller ditt medlemskap, ska du istället mejla info@imsweden.org.

Hur hanteras mitt klagomål?

Klagomål som mailas till complaints@imsweden.org hanteras av IMs Risk, Kris och Säkerhetskommitté, som består av: Risk, Kris & Säkerhetskoordinator, HR-chef, ekonomichef och chef för den internationella verksamheten.

Kommittén kommer avgöra om det finns nog med information för att starta upp en utredning baserat på den information som angivits i klagomålet. Personen som lämnar klagomålet kommer alltid att bli informerad om att informationen har mottagits och ifall en utredning kommer startas eller ej.

Klagomål bör framföras så snart som möjligt efter det att incidenten inträffat. Informationen kommer därefter hanteras inom rimlig tid.

IM kommer göra sitt yttersta för att säkerställa att klagomål hanteras konfidentiellt och utan risker för personen som lämnar in klagomålet. Endast den information som är absolut nödvändig kommer att spridas vidare.

IM kommer inte ta hänsyn till följande klagomål

Följande är exempel på klagomål som IM inte kommer behandla:
• Klagomål som är för otydliga för att en utredning ska kunna startas.
• Klagomål om partners, projekt eller aktiviteter som inte finansieras av IM.
• Klagomål som redan är föremål för pågående utredning av ett tillsynsorgan eller juridisk eller officiell myndighet i landet.
• Stötande klagomål med opassande eller kränkande språk.
• Klagomål skickat som spam från en okänd källa.

Kvaliteten på IMs arbete vägleds av följande dokument:

Policy for anti corruption
Riktlinjer för upphandling
Uppförandekod
Policy för sociala medier
Alkohol- och drogpolicy
Volontärpolicy
Företagspolicy
Policy for partnership